如何提高公文写作质量的体会。
所谓“仁者见仁，智者见智”，将自己阅读过的文字，以写作的方式来对它进行点评，这个过程就是写心得体会的过程。在我们平凡的日常里，大家都不可避免地要接触到心得体会吧，心得体会是指一种读书、实践后所写的感受性文字。怎么才能在写心得体会时更全面呢？为此，小编特意呈上“如何提高公文写作质量的体会”，或许你能从中找到需要的内容。
一、注意积累资料，是提高公文写作质量的“奠基石”广泛占有资料是写好公文的基础，是提高公文写作质量的前提。占有资料要日积月累。积累资料有两种途径：一种是从工作和生活中收集“第一手资料”；另一种是从文件和有关材料中获取“第二手资料”。收集、获取资料，要立足于本部门、本单位，着眼于本行业、本系统，关注社会有关情况，遵循适度、有用原则，广泛采集感性与理性资料、现实与历史资料、直接与间接资料、正面与反面资料。收集资料的方法，就是要用好“两把刀、一支笔”。所谓两把刀：一把是“机械剪刀”，剪贴报刊等资料；一把是“电子剪刀”，剪辑网上资料。所谓一支笔：就是采取摘录、提要、心得式的笔记方法，摘录文电资料，记录会议讲话等。积累资料的诀窍：一是多读伟人传。从伟人传中认识伟人、领悟伟人的处事招术，从中得到启迪，提高观察问题、分析问题、处理问题和解决问题的能力。二是多看上级机关文件。从上级机关的文件中学习公文写作知识，熟悉公文写作规范，提高思维层次。三是多学本职业务知识和有关政策法规。通过持之以恒的学习，不断丰富业务知识，提高政策法规水平，熟练掌握有关标准制度。四是注意留心身边素材，参加集中学习、开会，日常工作交流，参与有关活动等，要注意留心听记领导的讲话、同志的发言，善于对比分析和思考归纳。只要能持之以恒做到上述“三多一注意”，久而久之，写作公文时就能达到运用自如、“信手拈来”的熟练程度，制作的公文质量也就可以不断提高了。
二、正确理解意图，是提高公文写作质量的“定位键”
正确理解意图，包括了解熟悉上级领导机关意图，准确把握本级领导意图。上级领导机关和本级领导意图，是指上级机关和本级领导关于某项工作的指导方针、总体部署、基本要求和大致思路，是各级机关履行职能、开展工作的基本依据。起草公文要完整准确地体现领导意图，必须注意以下三点：一是要完整准确地把握领导意图。要做到这一点，平时就要注意学习领会上级机关的有关指示精神，熟悉有关工作部署和要求，善于站在上级、领导和全局的角度观察问题、分析问题、思考问题。二是要创造性地体现领导意图。由于上级机关的指示精神有时是指导性、原则性的，加之领导在考虑成熟某个问题前，其意见想法有时还不连贯、不集中、不清晰，因此，起草公文时要善于把握领导意图的精神实质，进行必要的提炼、概括、完善、拓展、创新，做到融会贯通。三是要善于拾遗补缺。“拾遗补缺”是指在起草公文和整理领导讲话时，要完整准确地归纳整理领导意图。尤其是整理领导的即席讲话，有的没有明确的标题，有的只是要点，这类讲话往往有的是“半截子话”。这就需要整理者提炼标题，调整结构，补充内容，修正语句，规范口语，做到既不偏离领导讲话的主旨，又要高于领导即席讲话的“水平”，这才是写作者的高招。
三、重视写好提纲，是提高公文写作质量的“关节点”
公文的构成与写作通常包括“四大要素”、“五大步骤”。“四大要素”，即公文的主旨、材料、结构、语言；“五大步骤”，即精心设计提纲-认真拟制标题-划好层次段落-巧设过渡照应-斟酌开头结尾。其中最重要的是“精心设计提纲”。写提纲，就是搭建公文构成中的“骨骼框架”，是公文作者思路要点的文字体现形式，是公文的间架结构和思想内容的“蓝图”。提高公文写作质量，强调重在写好提纲，目的是便于在写作时按“纲”行文，一气呵成，形成逻辑性较强的文脉。写提纲好比“修房子”，只要把框架搭好，再砌砖和装饰就不难了。写好提纲犹如“编筐与装粮”，只要把“筐编好”，按顺序摆放整齐，再往里面“装大米、小麦”就很方便了。根据不同的时限和文种要求，公文写作提纲可分为三类：（1）粗纲，只简略标出公文的层次段落和各部分之间的大致关系。（2）细纲，除粗纲所标内容外，还要标出开头结尾、过渡照应、层次段落的安排与处理；（3）粗细纲，就是两者的结合，将某些部分详细列明，有些部分只用简略语句加以概括。公文提纲写作方法：可采用“纲目设计法”，即首先使用序码标识的方法，将全文分成若干部分，标出每一部分要写的主要内容；然后采取划分逻辑层次的方法，把各部分要叙述的具体内容用序码标注出来。公文提纲写作步骤：一是确定主旨，即要反映的主要问题。这一步实际就是写主标题，是写好提纲的关键。二是全面罗列素材，从素材中精心归纳提炼各层次的标题。精心提炼标题，既可大题小做，也可小题大做。无论采取哪种方式，都要注意标题必须涵盖所要表达的内容。对标题的提炼，尽量采取“对称”和“排比”等写作手法，尽量使用短语，使其便于记忆。三是细分写作层次。公文提纲越细，往往写作质量就越高。写作公文提纲时，尽量具体到一、二、三级标题以下各层次的内容，并对每一级标题下所要表述的内容都作相应的注明。
四、把握时质关系，是提高公文写作质量的“调节器”
准确把握公文写作时间与质量的关系，是提高公文写作质量，充分发挥其有效性的重要环节。公文写作尤其是机关公文写作，有时是“上午交任务、下午要稿子”。这就要求公文作者必须注意把握时间与质量的关系。当时间比较充足时，要以公文写作质量为主，在质量上多下功夫，多作修改，做到“该出手时才出手”。当时间比较仓促时，要以文章的完整性为主，采取赶写“急就篇”的方法，以最快的速度写出一份提纲挈领式的草稿，尔后如有时间再回头充实材料、修改语句。当时间特别紧急时，可采取压缩内容结构（如改“三段式”结构为“两段式”结构等、巧设过渡方式紧急收尾等措施，尽量做到在规定的时限内拿出一份完整的文字材料，不能交“半篇文章”。特别是写作时效性较强的请示和新闻性、动态性简报等，更要注意公文写作的时效性，避免错失解决问题、反映情况的良机和新闻变“旧闻”的现象。
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提高公文写作的几点心得
一、注意积累资料，是提高公文写作质量的“奠基石”
广泛占有资料是写好公文的基础，是提高公文写作质量的前提。占有资料要日积月累。积累资料有两种途径：一种是从工作和生活中收集“第一手资料”；另一种是从文件和有关材料中获取“第二手资料”。收集、获取资料，要立足于本部门、本单位，着眼于本行业、本系统，关注社会有关情况，遵循适度、有用原则，广泛采集感性与理性资料、现实与历史资料、直接与间接资料、正面与反面资料。收集资料的方法，就是要用好“两把刀、一支笔”。所谓两把刀：一把是“机械剪刀”，剪贴报刊等资料；一把是“电子剪刀”，剪辑网上资料。所谓一支笔：就是采取摘录、提要、心得式的笔记方法，摘录文电资料，记录会议讲话等。积累资料的诀窍：一是多读伟人传。从伟人传中认识伟人、领悟伟人的处事招术，从中得到启迪，提高观察问题、分析问题、处理问题和解决问题的能力。二是多看上级机关文件。从上级机关的文件中学习公文写作知识，熟悉公文写作规范，提高思维层次。三是多学本职业务知识和有关政策法规。通过持之以恒的学习，不断丰富业务知识，提高政策法规水平，熟练掌握有关标准制度。四是注意留心身边素材，参加集中学习、开会，日常工作交流，参与有关活动等，要注意留心听记领导的讲话、同志的发言，善于对比分析和思考归纳。只要能持之以恒做到上述“三多一注意”，久而久之，写作公文时就能达到运用自如、“信手拈来”的熟练程度，制作的公文质量也就可以不断提高了。
二、正确理解意图，是提高公文写作质量的“定位键”
正确理解意图，包括了解熟悉上级领导机关意图，准确把握本级领导意图。上级领导机关和本级领导意图，是指上级机关和本级领导关于某项工作的指导方针、总体部署、基本要求和大致思路，是各级机关履行职能、开展工作的基本依据。起草公文要完整准确地体现领导意图，必须注意以下三点：一是要完整准确地把握领导意图。要做到这一点，平时就要注意学习领会上级机关的有关指示精神，熟悉有关工作部署和要求，善于站在上级、领导和全局的角度观察问题、分析问题、思考问题。二是要创造性地体现领导意图。由于上级机关的指示精神有时是指导性、原则性的，加之领导在考虑成熟某个问题前，其意见想法有时还不连贯、不集中、不清晰，因此，起草公文时要善于把握领导意图的精神实质，进行必要的提炼、概括、完善、拓展、创新，做到融会贯通。三是要善于拾遗补缺。“拾遗补缺”是指在起草公文和整理领导讲话时，要完整准确地归纳整理领导意图。尤其是整理领导的即席讲话，有的没有明确的标题，有的只是要点，这类讲话往往有的是“半截子话”。这就需要整理者提炼标题，调整结构，补充内容，修正语句，规范口语，做到既不偏离领导讲话的主旨，又要高于领导即席讲话的“水平”，这才是写作者的高招。
公文写作的体会
大学校园生活即将成为过去，作为应届毕业生的我在实习的这段时间里想的最多是大学毕业生常说的一句话“早知道在大学里多学点东西！”，以前听的时候没什么感觉，可我现在也“不幸”要说这句话了。虽然在青农部实习已有半个多月时间，但是自己还没很好的融入到部门的工作，没有能试着从整体上的把握好部门的工作动态，特别是在公文写作方面更能反映出自己的不足。公文写作对于团省委的机关来说是不可缺少的一项技能，而对于自己公文写作方面认识，我认为有以下几点不足之处：一是缺乏创新。在写公文的时候，很多都是在以前相关或相同内容的基础上改进或者按照领导的要求修改，有时连领导需要表达的意思自己都没把握好，自己的创新和创造能力还是相对低下；二是缺少积累。写公文要求自己平时的积累，自己平时公文的写作还是相对较少，而且看文章时候缺乏专注、没有深入的体会，深刻理解其内容，只是“知其然，不知其所然”；三是欠缺思考。没有打开自己的思维窗口，很容易在别人设计的框架中限定思维，很多时候自己都没有认真的去思考而是去寻求别人的帮助，这样不利于个人能力的提高；四是定位不准。自己写公文的时候很容易将本应简洁的事情复杂累赘地表达，本应要详细表述的反而成了简单直接，而且逻辑思维和文章的布局还是比较凌乱，这个是自己写文章的大局意思不强和定位不好的结果。
公文写作自己需要加强的方面有：一是多看资料。充分利用团省委的文件资料优势，在不违反保密制度的前提下，多收集、多整理、多归纳，多总结公文写作资料，加强自己对公文写作的了解，培养自己对公文写作的兴趣；二是多听教导。在写作的过程中，通过领导和同事的修改或建议，加强自身的思维能力，快速成长；三是多问意见。通过多问一些公文写作比较好，某一方面擅长的同事请教写作经验，完善自己的经验不足之处；四是多学写作。通过阅读有关的公文写作书籍，加强公文写作的合“法”、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰和耐久；五是多写文章。做到不为写而写，通过以写改写，以写促写，以写提写来升华公文写作能力，进一步推动自身的成长。
古语有云：“天将降大任于是人也，必先苦其心志，劳其筋骨，饿其体肤，空乏其身，行拂乱其所为，所以动心忍性，曾益其所不能。”我觉得自己的公文写作就要像古人那样“凤凰涅盘，浴火重生”，让自己有一个新的改变和成长，fighting,fighting!
公文写作的工作体会
上班的时候，曾与局机关及下属部门从事文秘工作的同志在一起探讨过机关应由文写作的问题。
最近，在清理工作笔记时发现了当年的备课笔记。今天把它放在博客里，主要出于两点考虑：一是给当年的工作留一个记忆的影子；二是如果正在从事文秘工作的朋友看到，能从中得到点滴启发，本人将感到欣慰。
为了留下一个真实的记忆，这次录入时除删除了例子外，其他未作任何修改。
一、机关应用文写作应注意的几个原则
（一）明确目的
机关应用文的突出特点是实用性强。这就从根本上决定了写作之前一定要首先明确目的。没有明确的目的，不知道要解决什么问题，写作时就会心中无数。目的明确了，就能迅速选择合适的文种，收集相关的材料，有的放矢地进行说明和分析，提出中肯的意见和行之有效的解决问题的办法，措施。例如：
1、有利于选准文体。目的不明，也许把该用请示的，写成了方案。
2、上级部门要听我们毛项工作的汇报，首先要弄清3个问题：
（1）是全面听取工作和进展情况；
（2）是要对该项工作当前亟待解决的问题进行分析研究；
（3）还是要通过听汇报了解下步工作的大蒜、安排。
如果是（1），那么要对该项工作的前段情况进行全面系统地分析、汇报；如果是（2），那要弄清前段工作的重点、难点是什么，并对其进行重点撰写，或专项汇报；如果是（3），在对前段工作简要汇报之后，重点对下步工作提出安排意见，打算。
由此可见，三者使用的问题尽管相同，但主题各异，所需的材料更不一样。所以，撰写材料之前一定要弄清目的，即干什么用。
（二）熟悉业务
机关应用文是应机关工作需要，用于机关实务的文章，必然要涉及到本部门工作的实际情况和业务工作的基本知识。从某种意义上来说，文秘人员要比业务处室的人员更要熟悉业务。这里所说的熟悉业务，主要是本部门，本单位的基本情况，包括职能、政策、法规，各处室的业务关系，主要工作流程、法定程序，以及部门的特点，要求，以及当前的工作重点。熟悉这些情况，有利于书写中提出问题，分析问题，有的放矢地提出解决问题的办法，言简意赅地进行表述。反之，写出的文章难以避免泛泛而谈，隔靴搔痒，甚至脱离实际，驴唇不对马嘴。
在熟悉本部门，本单位的业务知识之外，文秘人员还应具备与本部门相关的知识。比如劳动保障部门的文秘人员，除了对上述的知识有比较清晰准确地了解，掌握之外，还应对政治经济学、哲学、逻辑学、商业保险知识，以及生产、交换、分配方面的知识都应有所了解。由于常常要对一些统计报表进行分析，还应掌握一些统计学、数理统计等方面的知识。当然，必须具备，还应不断提高的，还有文化素养，驾驭语言文字的能力。
（三）掌握政策
劳动保障工作的政策性非常强，这不仅仅表现在我们下达的规范性文件中，即便是总结、汇报、请示、以至经验材料中都体现着政策。所以文秘人员，特别是搞综合的同志一定要掌握政策，熟悉政策，利用好政策（这里说的利用好政策是指用政策来分析问题，认识问题，提出解决问题的办法），用政策指导写作的全过程。如果写作人对政策部了解，或了解不深透，那么对问题的揭示程度就会缺乏深度，解决问题的办法就会缺乏力度。
（四）善于调查
调查有许多方式，除常规的调查方法之外，重点要说的是要做个有心人。注意从平时的工作中，与同事们的接触中，会议中，了解情况，掌握第一手材料。目前，我们的工作特点往往是每项活都是急的，按部就班地去调查，了解情况根本就没有这种可能。这就要求综合材料人员要注意从平时的工作中通过观察来了解情况，积累素材。 （五）勤于思考
对于指示工作的文章、揭示问题的文章、领导讲话、总结或汇报材料中的问题部分，很大程度上要靠撰写人员提供。提供这些东西的基础在于撰写人员的思考。为什么要说勤于思考，是说平时就要想。不要等任务交到你手上了再去想，那时就来不及了。这是问题的一个方面。另一个方面，临时抱佛脚，难以有深度，难以抓住要害。比如明年的劳动保障工作应该以什么为重点；具体的措施有哪些；面对的主要困难是什么，怎样解决。搞综合的同志现在就要想。当然，这种想绝不是让大家都去拍脑门，凭空去想，而是要在学习上级文件，领会上级文件、会议精神，从领导讲话中去悟，去思考。
（六）肯吃苦，有敬业精神
大家都知道些材料是个苦差事，不时被人总结为“四大憋屈”吗。正是因为苦，所以要求肯吃这个苦。有的同志虽然有较高的综合能力，但是不肯吃苦，所以也写不出好文章。有的同志采取多的办法，我想躲是躲不掉的。我的选择是干。只要肯吃苦，努力去干，才能减轻苦的程度。
二、与大家交流一点写作的具体技巧
（一）主题的确立及作用
1、主题是文章的统帅。选什么样的材料，怎样谋篇布局，如何遣词造句，都取决于主题的需要。
2、主题是文章的灵魂。是衡量文章质量有了的依据，主题深刻与否，正确与否，直接关系到文章的价值大小，影响好坏，作用如何。如果含糊不清，尽管言词华丽，旁征博引，洋洋万言，都会因主题不清令人难以琢磨，不明白作者的主张和意图是什么。
（二）怎样确立机关应用文的主题
1、切合实际。任何一种机关应用文都不能凭空想象，任意虚构。必须从客观实际出发，从客观实际中提炼主题，深化主题。在实际工作中，常常是领导把主题确定好了，比如：让写一篇什么文章，反映、表达什么事情，或针对哪个问题提出解决办法。需要我们做的就是素材的挖掘，主题的深化。深化主题的方法对于机关应用来说，首先是素材的力量，即素材是否具有典型性、代表性；再就是文章内部的逻辑力量，即层次清楚，事理分明；第三是理的力量。即相关的法律、法规，政策、上级领导讲话，引证准确、清楚、得当。以此来表现主题，深化主题。
2、注重实效。前边说了，机关应用文常常是领导确定主题我们做文章。这对行文者来说就有一个注重实效，考虑可行性的问题。即对准备纳入文章的意见、规定、办法、等等，一定的考虑在实际工作中是否适应，是否行得通。有些措施、意见、规定孤立地看是好的，但在实际工作中往往受方方面面因素的制约，或客观条件不具备，行不通，就不能写到文章中。
3、单一鲜明。单一，即只有一个主题。无论是总结、调查报告，汇报，讲话都只能是一个主题。尽管有时材料很多，涉及面很广，也应力求主题统一，内容集中，中心一致。鲜明，是指主题清晰明白，观点明确，态度明朗，要解决什么问题，怎样解决，要直截了当，一清二楚。做到鲜明的关键在表达上。应用文的表达方式一般情况下都要求开门见山，开宗明义，或利用标题，开头语，结束语来点明主题。
（三）选好材料
写文章的材料必须经过严格的选择。其原则有三：
1、真实。选用材料要与客观实际情况一致，不能弄虚作假，更不能因为表现主题而随意杜撰。做到时间、地点明确，特别是数据要准确无误，经得起推敲。尤其要注意本质的真实。有些材料从局部来说是真实的，但是从全局来说只不过是偶然现象，对于这样的材料在选择时一定要慎之又慎。 2、典型。是指那些反映事物本质，有关反代表性和鲜明个性特征的材料。要选用那些内涵丰富，概括力强的事例。这样的材料能起到以一当十的作用，既能增强文字的表现力和说服力，又可避免文章罗列现象、臃肿冗长的弊端，使文章更精炼准确。
3、恰当。即主题和材料的关系要恰当。选用的材料要紧扣主题，最能为表现主题服务的材料。一个材料用不用，怎么用，依据只有一个，即表现主题的需要。要恰当，还要善于对材料进行改造制作。就是在使用材料时能根据需要赖变换角度。从这个角度看可能与主题的关系不大，但换个角度看却非常有利于主题的表达。这里的关键是对材料要吃透，对主题要吃透。所说的“妙笔成花”即是。
（四）搭好结构
结构即文章的骨骼。机关应用文的结构一般情况下，因为长期使用已经形成了固定的模式，所以我们一定要按照固定的模式来写作。这里要强调的有两点，一是我们一定要熟悉，掌握，熟练使用各种机关应用文的模式，选准使用文体。二是注意各种文体之间的语言区别，时态区别，人称区别，角度区别等等。举例说明请示与批复、讲话与总结、计划与方案的区别。
（五）驾驭好语言
语言是文章的血肉。机关应用文的语言要注意四点：
1、平易朴实。机关应用文要求对客观事理作如实反映，其语言主要用客观的，平实的，质朴、直叙的手法。但是并不是排斥生动的语言，恰当的比喻和具有逻辑力量的排比。2、准确精当。首先要选用那些与要反映的事务最恰当最准确的词语。其次注意选择句型句式，注意语法。不要因为语法错误、逻辑混乱、追求语言华丽，句型结构影响表述的准确性，甚至颠倒了原意。
3、简要鲜明。什么叫艺术，有人说“艺术就是三行去掉两行”，就是强调语言的精炼。机关应用文的语言一定要直截了当，不拖泥带水，不能丢三落四，更不能含糊其词，模棱两可。要把那些对表现主题可有可无的，意思重复的，空话、桃花删去。做到“篇无累句，句无累字”。力争在最短的篇幅里涵盖最大的信息量，更清晰准确地说明事理。
4、通俗规范。在机关应用文中使用的字、词、句一定要是大众化的，通俗易懂的。引用古人的话，一定要译出现代意思，切忌孤傲、生僻的字词。在规范性文件中还要注意不要使用容易引起歧义的文字。一些在网上使用的字词句，因为不规范，在机关应用文中不许使用。
三、关于总结的写作
（一）总结的作用
1、寻找规律，提高认识。通过总结对以往的时间进行回顾，分析，研究，评价，鉴定。把正反两个方面的经验条理化，找出规律性的东西来。
2、提供情况，便于指导。领导部门为了全面掌握情况，指导工作，经常要求下级部门提供各种总结，所以下级部门必须爱上级要求、领导意图和方针政策，如实反映情况，总结经验教训。
3、改进工作，提高效率。通过总结可以促使我们调查研究，反思上端工作的成效，得失，推动分析，归纳，找出规律性的东西。
（二）总结的类别
我们常用的总结大致可分为两类：一是全面总结。可以是一段时间的全部，也可以是一项工作的全部。二是专项总结。仅就某一项工作而言。
（三）总结的结构
大致可分标题、正文、落款，三部分。重点和大家探讨正文部分的结构。
正文部分应包括：基本情况、主体、结语三部分。 基本情况：主要介绍总结的对象，时间，过程，综合数据，背景情况。
主体：做法、成绩、经验、体会、问题。
上述结构不是要求出现在同一篇总结中，应根据总结的用途从中选择。比如上报上级机关的总结，至少要包括做法，成绩，经验（体会）。专题性的总结要有所侧重，紧紧围绕专题进行。经验总结则重点写作法（经验）和体会（效果）。
（四）写总结应注意的问题
1、要以党的方针政策，国家的法律法规为指导，分析问题，研究问题。
2、要占有大量的材料，从中找出规律性的东西。既要掌握现在是怎么做的，也要了解过去是怎么做的，现在的做法比过去的做法是好了还是坏了，如果好了，找出具有普遍意义的经验，坏了，分析有哪些可以引以为戒的东西。这些是衡量一份总结价值大小的关键所在。要做到这些，占有材料是基础，是前提。只有抓住本单位最突出的，最具有个性的，能反映事物本质的材料，才能总结出在特殊情况下的新鲜经验，使总结有特色，有指导意义。
3、做到观点和材料的统一。经常看到这样的总结，事理一个又一个，做法列了一长串，成绩从一排到五，但是这些事例要说明什么问题没说清楚，或者根本就没想到说。认为总结就是罗列，把全年干的事都写上，一空不落就完成了任务。其实这不是总结，只能说是一本帐，而且是一本没有日期，没有盈亏的糊涂账。
好的总结应该是在告诉大家成绩的同时，更主要的事把这些成绩是如何取得的，把它提炼成观点，这观点就是规律性的东西。观点有了，当然还要用材料来说明，材料包括典型的事例、精确的数据、可喜的成果，精当的议论（反映），绝不是罗列现象。
4、坚持两点论，实事求是地分析问题。一般在总结中都要写上存在的问题部分。这部分不是表面文章，更不能文过饰非，撰稿人要通过调查研究，认识问题的本质，并得到共识，才能把问题写到害处。
5、准确。表达语言要准确，引用数字要准确，特别是在一篇总结中的数据要一致，不能矛盾。
公文写作技巧体会
公文体会
当前介绍公文写作方面的书籍或文章很多，诸如技巧、常识、大全之类，也有理论上的研究探讨，有时间可以多参考学习。今天，我想结合昨天泽辉主任的讲座对多年公文写作学习的过程谈谈自己的几点体会，希望能和大家共勉。下面，先谈第一个问题。
为什么要写公文
作为一名机关工作人员，撰写各类公文几乎是一项经常性的工作，也是一项让人头疼的工作。但是离开公文，几乎就会寸步难行。比如，召开会议、布置工作、通报事项、交流情况，等等，都需要撰写不同类型的公文。
可以说，不论古今，任何一个机构，要想实现正常运转都离不开包括公文在内的各类信息材料的收集、加工、传递和反馈、再反馈。《易经·系辞》上写到，“上古结绳而治，后世圣人易之以书契。”说明公文产生经历了一个漫长的过程。夏启在讨伐有扈氏时发布的军事动员令称为《甘誓》，是我国最早的一篇公文。秦代出现了最早的上行文“书”、“奏”；汉朝出现了“章”、“表”、“疏”等上行文，官员之间出现了平行文“移书”，同时也出现了“令”、“教”、“谕”等下行文，我国古代文书工作日臻完善。
这些特定的公文都有特定的作用，涉及治国理政、兴邦安民乃至个人的前途命运，所以，撰写者无不殚精竭虑而为之，往往体现出经天纬地的大智慧、大谋略。战国时期的大政治家李斯是楚国人，年轻时做过掌管文书的小吏，对公文写作颇有研究。后来，投奔秦国，封为客卿。当时秦王下决心统一六国，韩国怕被秦国灭掉，派水工郑国到秦鼓动修建水渠，目的是想削弱秦国的人力和物力，牵制秦的东进。后来，郑国修渠的目的暴露了。秦国群臣对外来的客卿议论很大，建议驱逐一切来客。秦王下了逐客令，李斯也在被逐之列。当时，李斯熬一宿写出了流传至今的《谏逐客书》，通过秦国依靠各国人才发展壮大的历史，向秦王阐述了“太山不让土壤，故能成其大；河海不择细流，故能就其深；王者不却众庶，故能明其德”的道理，使秦王收回了逐客令。西汉初期，出现了一批公文写作大家和一些堪称典范的公文名作。如贾谊的《陈政事疏》、《论积贮疏》，晁错的《论贵粟疏》，司马相如的《上疏谏猎》等，政论性强，作者关心国家和社会的发展，借古喻今，写得深切晓明，有很强的说服力和感染力。鲁迅在《汉文学史纲要》中指出：贾、晁的疏论“皆为西汉鸿文，沾溉后人，其泽甚远”。
魏文帝曹丕对公文极其推崇。他在《典论·论文》中写到，文章（主要是指公务文书）乃“经国之大业，不朽之盛事”。古人所云“一言或重于九鼎、片纸书或贤于十部从事”，也是这个道理。改革开放之初，小平同志一句“摸着石头过河”开创了我国多少领域的先河！安徽小岗村一个“包产到户”拯救了全国的农村。试想一下，即使当时全国党政机关都加班，也解决不了的农村问题，基层一次尝试、一句话就解决了，岂不正是“片纸书或贤于十部从事”。
今天，在公共管理日益大众化、日趋民主透明的大环境下，公文的撰写发布过程成为一种名副其实的公关活动。其效果如何，直接影响到公务行为的成败。尤其是西方发达资本主义国家，政府要员每发表一次讲演、每做一次讲话都作为一种公关行为来运作，近则取信于选民，远则造势于全球；追求的是最理想的效果，达成的是长远的战略意图，绝非罗列一些空话大话，更不是以会议落实会议，用文件落实文件，这是我们需要认真学习借鉴的。
比如，历届美国总统，口才都不错，他们但凡公开演讲，总是口若悬河，妙语连珠。事实上，他们都有专门的写作班子。就连美国的铁杆追随者也受益匪浅。2009年3月英国第52位首相布朗访美期间忽然变得“伶牙俐齿”，特别是他在美国国会参众两院联席会议上发表的演讲，赢得了在场议员19次集体起立鼓掌。但是，当时美国大多数人并不知道，布朗变“名嘴”，并不是因为他的口才发生了质变，而是他雇用了一批前白宫写手组成的专业撰稿公司替他润色讲稿，代价是7085美元。至于美国现任总统奥巴马，他的演讲，不仅气势宏大，而且富有朝气， 这也并非说明他就是天才演讲家。这与他大胆启用青年文才充当“文胆”有直接联系。奥巴马的一个重要写手是目前白宫唯一的外交政策演讲撰稿人本·罗兹。他今年31岁，专业是小说写作。作为外交政策写手，罗兹不仅要揣摩奥巴马的讲话习惯和语音语调，而且还要熟知外交事务。他是目前白宫写手中唯一身兼外交顾问的人，而且经常列席白宫国家安全会议。奥巴马就任以来的每一篇引起世界关注的外交政策讲话，从宣布从伊拉克撤军和对阿富汗增兵，到发表无核世界演讲，再到中东政策讲话，全都出自他的手笔。有人评论罗兹的最大长处在于“他真的理解总统的声音”，“在外交事务上与总统心有灵犀。”这也充分说明，作为广义公文一种的讲话稿也必须体现领导的意图，绝非天马行空，任意而为。
至此，我们可以更进一步得出结论，任何一种对外发布的公文都是一种事关组织发展的公关行为，它不仅涉及组织利益，同样事关我们个人的利益、荣誉以及前途。所以，每一个草拟公文的工作人员都要从为本单位公关、搞好内外环境、打造良好的角度出发，高度负责地做好公文工作。同时，这也告诉我们，工作事关全局，其重要性和难度均越来越大，也需创新思路、改变方法、与时俱进，不可墨守成规。
然而，有很多在机关工作一、二十年的“老”同志，就是连基本的会议通知都写不好，不知道是不好好写，还是真写不好？
接下来，再探讨第二个问题：
怎样写好公文
总结写作公文的经验，其中最重要一条就是目的先行，首先明确自己劳神费劲写的这篇稿子是干什么用的，然后时时刻刻在脑子里留意这个目的，观照这个目的，不让一句话、一个段落、一个思想脱离这个目的，多余的话一句不说，该说的话一句不少。长此以往，一篇篇好文章就写出来了。那么，我们起草发布公文，都有哪些目的呢？
1、让人对本职工作有所了解，且留下深刻印象，这主要是针对上级领导说的。作为科员，做了工作，需要向科长汇报；作为科长，需要向主管、向单位“一把手”汇报；作为一个单位，需要向分管领导、向上级主管部门汇报。这主要是指、汇报之类。假如工作做得挺好，就是总结不出来，说不出来，这也是一种缺陷。其实，总结正是提高工作水平的一种方式。不善于总结，怎么发现缺点和不足，怎么找到规律性的认识，怎么提出自己的独到见解，怎么把单项的阶段性工作上升到理论的层次，怎么求得工作的新发展和新突破？
在实际工作中，有人善于埋头苦干，他们两眼向下，从不仰望星空，一辈子工作踏踏实实，却没有什么创新和开拓，属于守成者之列；有的人也善于埋头苦干，也善于总结提高，既有实践、也有理论，属于创业者之列。二者同等重要，但毫无疑问，当前，我国更需要后者创业型人才。这就要求我们既要实干，又要善于总结提高，那样才能在实干的基础上做到会干、干好、干出特色、超出一般，于是乎才能有为、有位，前途无量。
2、让人对政策规定认识清楚，自觉遵守，积极响应。这主要针对一般社会公众而言。作为一个单位，不可避免地要出台一些广发性的文件，要求社会公众大力支持，自觉执行。比如说规定、决议、等等。如果我们做不到言之有理、合乎规定、符合实际、切实可行、保证有效，那么，就可能流于形式，难以见效。这就要求事先必须做好调查研究，不能闭门造车、随意捏造。
3、让人对安排部署的工作或需要周知的事项清晰明白，能够无差错地落实，这主要针对下属单位、服务对象而言。比如说，用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求的指示；用于对重要问题提出见解和处理办法的意见；用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项的通知，等等。这些都是在具体工作中经常用到的，尤其是通知，更是推进工作的重要途径。就拿转发文件的通知来说，上级下发文件，需要基层周知或执行，往往这样处理“现将***文件转发给你们，请尊照执行”，最多加一句“执行情况及时反馈”。如果多级转发文件，光标题就三四行，比正文还长，诸如“关于转发***的通知的通知的通知”，弄得书名号都不够用了。现在，一些单位转发通知倒简单了，标题直接写“关于转发**号文件的通知”，至于**号文件只有到正文里去找了。至于正文，多数还是那样简单，真是以文件落实文件的典范。其实，转发上级文件，同样需要结合实际提出有针对性的落实措施，绝不能只是转发了事。此外，有一种通知叫事务性通知，即安排布置工作、发布有关要求下级机关办理的事项的通知，这类通知要求简洁明确、可行性强，基层单位接到通知一看就明白，就知道需要立即做哪几件事。不过，写起来，也需要动动脑筋。前面说过，有的在机关工作十年、二十年的老同志，起草个会议通知，还是架手架脚。比如需要起草个召开座谈会的通知，老先生这样写道，经***研究同意，决定召开**工作座谈会，主要内容：1、2、3，分别另起一行单写，写完之后发现还没说会议时间呢，于是在小3下面另起一行写上会议时间，又发现还没有会议地点、参加会议人员呢，于是又分别另起一段写上会议地点和参加会议人员。一个通知，弄得七零八落，缺乏统一性、完整性。
4、让人觉得请求的事项合情合理，非办不可；报告的事项客观实在，令人信服，颇为满意；答复的事项认真细致，有礼有节。这主要是指请示、报告、批复之类。请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种，主要用于在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。请示和报告既有相同之处，又有区别。相同之处是两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见，反映情况的内容。区别是：第一，时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。在写请示时，应当注意以下一些事项：要坚持一文一事；请示事项必须明确、具体、可行；不要搞多头请示（请示应主送直接主管机关或主管领导，其他确需了解请示事项的领导机关或领导人，采取抄报形式处理。如是受双重领导的机关，也应根据请示内容，择要送一处领导机关，由主送机关答复请示的问题，对另一领导机关采取抄报形式）；一般不得越级请示，个别需要越级请示的，常采用两种方式：一种是转呈式，可以既避免越级，又明确主送机关；另一种是在越级请求的同时，把请示抄报被越过的主管部门；除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，或既写主送机关，又同时主送、抄送给主送机关领导人。注意，平级机关之间不使用请示，但现在许多单位向财政局申请经费都用请示，错了也改不了。报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。报告分综合性报告、专题性报告、回复报告三种。综合性报告正文把握三点：（1）开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。（2）主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。（3）结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。专题报告正文可采用“三段式”结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。结尾通常以“请审核”、“请审示”等语作结。回复报告正文根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性作出报告，要突出专一性、时效性。
5、让人觉得说出了自己的心声，解决了自己的疑问，点出了自己没想到的观点、意见，统一了思想、达成了共识，为推进某项工作、开展某项活动进行了充分的动员和安排部署，这是针对与会者说的。比如，讲话稿（包含讲说稿、谈话稿、会议报告以及祝酒词、贺词，甚至之类）。撰写讲话稿的作用是为了节省时间，集中、有效地围绕主题把话讲好，不至于走题或讲错话。讲话稿一般由讲话人自己写，只有在特殊情况下，可经过授意由别人代写，现在一般是由别人代写，所以撰稿者还需要从领导角度出发，想领导之所想、言领导之所言，符合当时当地的场合氛围，符合领导的身份、语气和讲话习惯。讲话稿有详稿、略稿和腹稿之分。详稿准备较充分，只需拿到会上去念就行了；略稿是个提纲、要点，在发言时要再作发挥；腹稿，仅仅在头脑里酝酿一下，考虑个大概，到时即席发言，然后根据别人的记录整理成书面的东西。
撰写讲话稿一定要注意，讲稿与文章不同，文章是给人看的，讲话则是给人听的。看起来顺眼的文章，听起来不一定顺耳；看起来清楚明白的句子，说给人听，别人不一定听得懂。文章可以反复看几遍，哪句看不懂，就看哪句；听别人在会议上讲话，就不可能让别人说了一遍，又说一遍，老重复一个内容。讲话是一句接着一句的，弄不清前句的意思，后一句就难于理解了。结果，话讲得越多，别人越不爱听。因此，写讲话稿，就是要抓住讲话的通俗化和口语化两个特点。
讲话要通俗，就是要适合人的听觉的需要，适合听众的接受水平，容易叫别人理解和接受。要求语言朴素、自然，不堆砌概念，不装腔作势。讲话要口语化，就是写的稿子，别人看起来顺眼，听起来顺耳。它的语言简短精练，形象、生动、具体，别人不仅听得明，而且印象深，记得牢。
这就要求写讲话稿要看听众，首先要考虑听讲的是什么人，这些人有什么特点，怎样才能说服他们；同时，事先要尽可能估计到，可能有人产生什么样的怀疑、提出什么样的问题；或有什么不同的议论，以便能够及时予以回答。这就要求演讲者把想和讲有机地统一起来。其次要讲人们最关心的问题。这就要求撰稿人吃透两头。一是了解上面的方针政策，二是了解听众需要解决什么问题。两头吃透了，该讲什么，不该讲什么，哪些多讲，哪些少讲心中就有数了。这样讲起来，有针对性，听众也会觉得受益匪浅，听得全神贯注。第三要态度明朗、观点正确。讲话人，对所讲的问题，是赞成还是反对，是表扬还是批评，不能含糊其词、模棱两可。举例要恰当，引用材料要准确。看问题要持客观态度，实事求是，不夸大，不缩小，不曲从附和，不任意上纲。第四是主题要单一。一次会议总有一个主题，讲话者也往往不止一个。所以讲话，首先要围绕会议主题讲，不能离开会议主题，信口开河。某年某月，参加省里的一个会议，轮到省厅领导讲话的时候，他把讲话稿往桌子上一扔，据说每次都这样，开始发表演说，“讲话稿是秘书给写的，工作部署按照稿上讲的去做，我讲点活的（好像讲话稿写的都是死的）。”接下来，这位领导大谈特谈本单位的发展史，什么新来的一把手会办事，从财政厅要来多少多少钱，比过去强得没法形容，你们市里的来开会，什么都不用负担，还让吃好喝好。突然，又举了一个例子，比如过去开会大家都抽烟，现在没人抽了。在谈到落实某项工作时，他大手一挥，你们都给我好好干，过年前还开会，谁干的好，我奖谁两万块钱，咱们说话算数。接下来，话讲完了。结束前，又反复劝大家中午每人多喝一壶，昨天晚上都没喝好。结果，中午款待大家的是自助餐，散会后个人结个人的住宿费。
最后，还要求讲话稿要合乎口语。写讲话稿，要像说话一样简短亲切。绝不要乱抄文章上的一些佶（JI）屈聱牙的句子。具体来说，写讲话稿要从下列几方面做到口语化：用句要短，修饰语要少；文言句子和倒装句要尽量避免使用。一些书面语言的词汇，要改用口语词汇。如“迅速”可改成“很快就”；“立即”可写成“马上”；“从而”可改成“这样就”；“连日来”可写成“这些天来”；“地处”可改成“位置在”等等。不该省的字不要省，如“同期”最好写成“同一时期”，以免发生误会。要分清同音的字和词。比如“全部”容易错听为“全不”；“喉头”跟“猴头”分不清，应写成“喉咙头”就好。方言土语要少用。听众一般都来自五湖四海，如果用方言土语多了，有些人听不懂，或者窃窃私语，也会影响会场秩序；如“假茶叶”是贵阳的土话，外地人很难知道它是指有其名而无其实的东西。用引号表示相反意思的词，在其前面要加上所谓二字，以表示否定。用括号作注释的，要改为直接叙述。有些难懂的、文绉绉的成语，最好不用。但是早已口语化了的成语，还是可以用的，这样才能使讲话稿的文字生动，雅俗共赏。
6、让人了解本部门工作开展情况，相互交流经验、沟通信息，研究解决工作中的重点难点问题，同时营造氛围、推介自我、树立形象、形成影响，这主要是针对本部门本系统以及相关部门或公众而言。比如，信息、简讯、调查研究、新闻报道等。这些都是推进工作必不可少的手段，需要长期坚持不断地开展。只不过，这方面的公文时效性强，需要随着工作的开展迅速及时地撰写报送刊发。同时，讲究新颖独特、真实可靠，要么是新鲜的独创的经验做法，要么是对苗头性、倾向性问题的前瞻性调查研究和探索，因此具有很强的针对性和可借鉴性，具有较高的参考价值和宣传亮点，能够引起相关人的兴趣，对解决工作中的重点难点问题具有积极的促进作用。然而，当前一些机关单位却存在信息、简报等过多过滥的弊病，凡是开展一项活动都印发专门的专报、简报，登载的却是再普通不过的常规工作，有的还是没有实施的经验做法，白白浪费了纸张油墨。有的部门在采集、撰写信息简报中也存在应付差事甚至为完成任务虚构信息简讯的做法，为信息而信息，脱离了实际目的。比如，在2010年开展“四大一推一建”活动中，督导组在去督导一个市直部门前，先查阅了该部门领导在建设国际旅游城市调度会上的发言，又复印了该部门刊发的简报。可到单位一看，还没制定活动方案，也没有召开调度会，更没有取得像简报上说的那些实效。最后，在督导组的屡次催问下，办公室主任终于一语道破，“那些东西都是我写出来的”。他所说的写，实在和编是一个意思。也有的稿件，不注意细节的真实性，因为遮遮掩掩，让人觉得不实在，影响整体效果。比如，围场县在推介塞罕坝森林公园时，有这样一段，“坝上农家喜欢在自家房前屋后遍植花草，每逢旅游季节，就编成花环出售，游人争相购买”。其实，坝上到处是鲜花，何需农家亲自栽种；况且，农家所售花环都是在野外随手采摘。可能撰稿人怕背上乱采花草的骂名，才杜撰了这个细节。
此外，公文的作用还有很多，而且随着社会的发展进步还会不断地丰富拓展，需要我们随时随地进行总结概括，提高理解认识。
明确了撰写公文目的先行的原理以后，要想写好公文，还需弄清一篇好公文应具备的基本特点。
第一条就是简洁明了、短小精悍。古代公文篇幅短小，用语精确，言简意赅，是一大传统特色。殷商甲骨文有的只有十来个字，就包含了情况、理由、办法。据统计：《谏逐客书》705字，《出师表》679字，《陈情表》475字，汉武帝《求茂材异等诏》68字，刘邦入关中的《约法三章》用“杀人者死，盗及伤人抵罪，余悉除去秦法”16个字，都已千古流传。朱元璋主张为文短小精悍，他在《为公文革弊习谕》中谈到，明主事茹太素给朱元璋上书陈事，长达17000宇，其中近16500个字都是废话，以至挨了板子。还有古代的八股公文，等因奉此，空话连篇，也是不可取的。
现在文章，尤其是论文，受西方影响，繁琐无可复加。尤其领导讲话，好像讲少了就代表水平不够，问题就说不清，道理就讲不明。所以多年来一直提倡开短会，讲短话。今年情况好多了，中央、省部级的领导一般都在讲短话，效果很好。习近平总书记在神十航天员出发前发表重要讲话，“看到你们精神饱满、英姿勃勃，我感到很高兴，在你们即将出征之际，我代表党中央、国务院、中央军委，也代表全国各族人民，来为你们壮行。你们这次执行的是我国第五次载人航天飞行任务，这承载着中华民族的航天梦。这也展现了我们中国人敢上九天揽月的豪情壮志，你们使我们全体中国人都感到骄傲，你们这个任务是光荣而又神圣的。为了这次飞行任务，你们已经做了认真、扎实的训练，各方面也都做了精心、周密的准备，我对你们圆满地完成任务充满了信心，在此，我祝你们成功，期待你们凯旋。”试想，总书记要是继续长篇大论，还不得把人急死呀！总指挥张又侠的讲话更是精炼，只有两个字--“出发”。这一切都符合当时的场景，干净利索，绝不拖泥带水。
其次是论理深刻、深入浅出。公文写作要有“释理”，以理服人。这里的理，就是公文在写作时不能完全凭借自己的主观兴趣，想到哪里写到哪里，即使话语再感人肺腑，如果不合常理、不合事理、不合法理，也要毫不犹豫地舍弃。什么叫“释理”？即阐明道理。这一点非常重要，因为不能指望每个人都能理解所有的道理。在社会中，每个人都会因其环境和自身修养等因素，形成某种较为固定的观点和立场。这种观点和立场往往支配这个人的行为。如果某种事物与这个人的观点和立场不符，那么这个人的正常反应便是与该事物相斥。作为社会人必定或多或少具有这一特性，即使领导者也不会例外。对其“释理”，就是使之排除原有观点和立场的干扰，理解和接受我们提出的建议主张。但这种释理，又绝非讲大道理，而是结合实际做深入浅出的阐述，力求实在简练，避免就理论理，老生常谈，令人生厌。毛泽东主席如此阐述治国理政的道理，他说“政治路线确定之后，干部就是决定的因素”，治国就是治吏，“礼义廉耻，国之四维；四维不张，国将不国。如果臣下一个个都寡廉鲜耻，贪污无度，胡作非为，而国家还没有办法治理他们，那么天下一定大乱，老百姓一定要当李自成。国民党是这样，共产党也会是这样。谁要是搞腐败那一套，我毛泽东就割谁的脑袋。我毛泽东若是搞腐败，人民就割我毛泽东的脑袋。”邓小平同志在关于改革的论述中指出，“改革是中国的第二次革命”、“改革开放胆子要大一些，敢于试验，不能像小脚女人一样”。在谈到领导艺术时，一针见血地指出，“什么叫领导？领导就是服务。”今年初，习近平总书记在全国两会上频就国计民生发声，妙语频出，如 “鞋子合不合脚，自己穿了才知道”、“小康不小康，关键看老乡”等，举重若轻、通俗平和，既直面当下内政外交热点，也折射出中国新一届领导人的自信、个性；在谈到中国梦时，说“中国梦归根到底是人民的梦”，每个国人“都享有人生出彩的机会”；在谈到反腐倡廉时说，要“老虎苍蝇一起打”，要杜绝“舌尖上的浪费”。这些道理，无不是深思熟虑总结出来的，比现在有些场合的空洞说教不知强几百倍。前几年，铁道部一名员工曾这样评论春运，“中国的人均铁路还不及这一根烟卷长！能不紧张吗？”辽宁省原省委书记闻世震在一次会议上痛批形象工程，“城市建设得像欧洲，农村发展得像非洲”。这些也是听众最易接受的大道理。
再次是要素齐全、虑事周到。任何一类公文，都有其必须具备的要素。一是格式上必备要件齐全，二是内容上必须详尽全面。在格式上，容易犯的错误是抬头缺失或不清，抄送、抄报缺失或不清，好在现在不用主题词了，缺失或不规范的毛病不会出现了。过去党的机关公文，除了请示等极少种类公文，其他都需要编写主题词。在公文内容上，有“三要素说”，即“主旨、依据、分旨”三要素。主旨、依据要素集中体现在公文的开头，公文分旨含盖公文的主体部分和结尾（有的公文结尾也表现为主旨）。同时，主旨又分为目的主旨与意图主旨，依据分为事实依据与理论依据，分旨分为办法与事项等各个二级要素，往下还可以继续分解为三层以至更多层次的要素。也有四段论说，即“叙由、叙案、申述、结论”：“叙由”就是提出问题，“叙案”就是分析问题，“申述”就是提出解决问题的主张并加以论证，“结论”就是最后概括全文主旨。结合实际也无非就是由目的意义、方法措施、组织保障等方面组成，每个方面又要根据实际内容再细化、具体化，关键是做到目的明确、意义鲜明、方法具体、措施得当、保障有力、周全细致、无懈可击，让人看过挑不出毛病，能够取得预期效果。
最后是公文要有质有文、一气呵成。古人讲，“言之无文，行之不远”，就是这个意思。我国最早的公务文书汇编《尚书》提出公文“辞尚体要，弗惟好异”， 就是说，文章的语言一定要体现文章主旨和要点，而不能一味追求标新立异。唐代韩愈力主“文以载道”，坚持写文章要“唯陈言之务去”。清代康熙主张公文要“简当”、“简要”，他批评明代公文“多排偶芜词，甚或一二千言，每日积满几案，人主岂能尽览”。从以上材料看，古人对公文写作的主要要求与我们今天对公文写作的要求是一致的。公文既要讲究内容的规范性、思想性、可操作性，也要注意形式美，在遣词造句、布局谋篇、逻辑关系等方面也要讲究艺术性，切忌生硬枯燥、形同嚼蜡，否则，即使再好的思想、观点、措施，也难以得到认同和支持。
让人十分感动的是，古人就连请假条，也写得字斟句酌、实在感人、毫无虚饰。下面是南朝著名文学家鲍照的一篇《请假启》，“臣启：臣居家之治，上漏下湿。（本文出自先.生.网 ）暑雨将降，有惧崩压。比欲完葺，私寡功力，板锸绹涂，必须躬役。冒欲请假三十日，伏愿天恩，赐垂矜许，干启复追悚息。谨启。”这可以说是历史上流传最久的请假条，也是值得我们借鉴的实用公文。
综上所述，一篇公文是政策策略性、针对可行性、时效性、思想性与艺术性的统一，写好公文（一般事务性短小公文除外），就必须把这五个方面当作一个有机“系统”去研究。
首先是占有材料。材料是公文中的事实、数据、根据等，是形成公文中心思想的基础；其次是确立主旨，明确写作意图、主要观点；再次是谋篇布局，围绕主旨来组织材料，考虑如何入手，如何引申，如何结束，如何划分章节，如何安排主次详略，等等。谋篇布局的结果是形成一个比较详细的提纲，对于起草者个人而言，接下来就是形成文字并润色修改了。
清朝刘熙载在《艺概》中提出撰文有五体，五种写作原则。
1.“微而显”，即显微兼顾。写大事、大道理，要注意细节、具体道理，从小处落笔；写小事、具体道理，则要把意义、价值、道理显现出来。大不忘小、小中见大。
2.“志而晦”。记录事实而不直接亮出观点，含而不露，避免直白无味。
3.“婉而成章”，讲究叙事技巧，曲笔成趣，避免平铺直叙、平淡无奇，新闻报道常用。
4.“尽而不污”。叙事详尽，不拖泥带水。
5.“惩恶而劝善”。即褒贬结合，正反对比。
治文有六法，六种修改文章的方法：
1.“纷者整之”。文章忌零乱不堪，要有条理。
2.“孤者辅之”。文章忌单薄简单，要丰富多彩。
3.“板者活之”。文章忌呆板平塌，要巧妙变化。行文如观山水，平地显山高。只有平地和只有高山都是呆板。
4.“直者婉之”。文章忌直来直去，要曲径通幽，适当使用修辞手法。
5.“俗者雅之”。文章忌过于通俗，要雅俗共赏。
6.“枯者腴之”。文章忌干巴瘦弱，要丰满多姿。
起草一篇文稿之后，要好好看看头绪乱不乱，事例、道理孤不孤，文字平淡不平淡，写法是否过于平直无趣，格调是否过俗，材料、语言丰富不丰富。如果我们能找出文章的毛病，又能自觉纠正，我们在写作上就一定能更上层楼。
行文有七戒：
1.“旨戒杂”。文章的主旨、主题、中心思想，最忌杂乱、分散。
2.“气戒破”。写文章讲究“一气呵成”，一股气势贯通到底，忌讳形散神也散，站不稳、立不住。
3.“局戒乱”。文章很讲究布局，布局最怕混乱。写作之前，必须安排好文章的结构：全文分几部分，先写什么，后写什么，做到心中有数。
4.“语戒习”。语言是文章的外貌、衣裳，最忌似曾相识、陈辞滥调、千篇一律。
5.“字戒僻”。文字要力戒生僻。有的人以为生僻字用得多表示自己学问大。
6.“详略戒失宜”。文章要有详有略，不能从头一路“详”到底，也不能从头一路“略”到底。当详则详，当略则略，完全按照文章主旨去取舍。《史记·卫青传》：“校尉李朔、校尉赵不虞、校尉公孙戎奴，各三从大将军获王，以千三百户封朔为涉轵zhi侯，以千三百户封不虞为随成侯，以千三百户封戎奴为从平侯。”《前汉书》但云：“校尉李朔、赵不虞、公孙戎奴，各三从大将军，封朔为涉轵侯、不虞为随成侯、戎奴为从平侯。”比于《史记》58字中省23字，却比不上《史记》朴实丰满，令人可喜”。这在撰写讲话稿多用，也体现对人的尊重、重视。比如，在通报表扬或讲话稿中，提到二个以上人时，若分别说出姓名职务在内的全称，会让听众感觉很舒服，对达成共识、求的理解很有好处。
7.“是非戒失实”。文章不真实，道理不明白，是非判断混乱，一定难以找到知音。
这些对我们今天写作，仍有启发、借鉴和参考价值，不能过耳、过目即忘。
下面，探讨最后一个问题。
如何成为优秀的公文撰稿人
众所周知，写材料总是劳心伤神，非肯于吃苦耐劳者、善于苦中取乐者不为也，所以擅长公文写作者始终是“稀缺人才”。东汉末年的陈琳，曾任袁绍的记室令史，写过一篇讨伐曹操的著名公文《为袁绍檄豫州》，此文写得辞气凛然、雄风飒爽，将曹操骂得狗血喷头，显示出公文写作的极高水平。曹操打败袁绍后，因爱慕其才，不计前嫌，让他做了自己的秘书。
那么，写作公文的人员必须具有哪些方面的修养呢？
一是具有一定的水平。在各类体中，唯有公文是受政治思想影响最大的一种文体。公文拟写者要有正确的政治观点和立场，就必须具有一定的政治理论知识，并运用这些基本理论和观点去分析解决实际问题。
二是要熟悉和掌握政策法令。各个机关所进行的工作都同实行一定的政策相联，这就需要公文拟写者必须熟悉和掌握这些政策法令，真正领会其重要性、必要性和精神实质。只有提高了政策水平。然后才能谈到结合本地区、本系统或本部门的实际情况，分析研究贯彻执行的具体办法。
三是要熟悉本机关、本部门的业务和有关情况。业务上不通，要下笔拟写文件，必然会出现反映工作情况抓不住要害和重点，指导工作缺乏针对性，解决问题抓不住症结和关键的现象。因此拟写指导业务工作的文件，需要在熟悉和钻研本职业务上下功夫。既要弄清本机关、本部门的工作职责、业务范围、工作的基本规律和当前的中心任务，又要了解下属单位的工作情况，还要学习有关本专业的科学知识和机关工作知识。
四是要有广博的知识。学习各方面知识，可以增强眼力，开阔视野，丰富头脑，不断地提高自己对问题的认识水平，从而增强思维的灵敏性和分析问题的能力，这对写好公文大有裨益。
五是要懂得一些语法、逻辑、修辞知识。一些单位的公文中所以存在着不合乎语法、逻辑、修辞要求的词句，很重要的一个原因，就是有些公文拟写人员不大懂得语法、逻辑、修辞知识。学习语法、逻辑、修辞知识要坚持理论联系实际。一是要和学习群众的生动活泼语言相结合。在工作和生活中，要经常注意积累、整理、加工群众的语言，去其杂质，取其精华，恰当运用。二是要和学习范文相结合。三是和诊治公文语病相结合。
六是多写多练，刻苦实践。要全面的提高公文拟写水平，关键在于要多写多练，要经过一番刻苦磨练的过程，才能熟能生巧，取得好效果。
当前，在机关单位普遍流行不重视学习或根本不学习的风气，一些机关干部有了几年经验以后，就容易按习惯、按经验办事，放松了进一步学习锻炼，一切凭着感觉走，结果路子越走越窄，本来写出来自己挺满意的稿子拿到领导那就是不行。尤其严重的是，即使领导指出了毛病，自己还死不认帐。
所以，反复强调学习是有道理的。我个人体会，每个人其实都是半成品，没有人是天生完美的。比如，把人比喻成一部汽车，刹车常常失灵，许多人不会踩刹车，即使走到了悬崖边上还猛踩油门；其他部件也都是时好时坏，难以完成长途跋涉的艰险任务。所以，需要不断地自我修理、自我完善、自我改进，否则就会成为一堆废物。这个过程，就是学习、修养、锻炼、提高，直至止于至善。
抓学习的同时，还要注意个人修养，尤其是传统文化修养极为重要，这是基础，是根。没有传统文化修养这个根基，就好像树苗栽在花盆里一样，无论怎样施肥、浇水，永远也不会长成一棵参天大树。有农村生活经验的人可能看到过稻田里的树，你看它长得挺高大，枝繁叶茂，可是一旦稍有大一点的风，立即就可能被刮得东倒西歪。只要细一观察，你就会发现问题出在树根上。
心理修养也非常重要。心理不稳定，难以平静地从事一件工作，自然就会进入不了状态。一项工作，主动去做与被动去做，带着感情去做与毫无感觉去做，放下包袱去做与背着包袱去做，虽然负出的辛苦与劳动基本相同，但效果绝对会大相径庭，甚至截然相反。对于任何工作，如果我们全心全意地投入，放松心境、聚精会神地去做，就能调动起一切积极因素，就会激发出所有灵感，就会事半功倍、完全达到或超过预期目标。古人讲，从事一项工作也好、研究也好、创作也好，最高境界是心如止水，否则，心乱如麻、杂念丛生，必然丢三落四、心不在焉、稀里糊涂，怎么能集中注意力干好工作呢；心如止水，水生智慧，所以能够居陋室知天下，所谓触类旁通，一通百通，作文必能文如泉涌，谋略必能突发奇想，虑事必能周全详尽，处事必能毫无差谬……
最后，写公文还要克服几种弊病：
一是惯用官话、套话、空话。有的公文惟上惟书、照超照转，公式化、雷同化、模式化。在党政机关里也有些人专长于写官样文章，他们善于用政治上最时髦的观点、报刊上最流行的概念和主观上有意拔高的事例来编制公文，虚张声势、有害无益。
二是惯用网上复制。有人写稿擅长从网上剪切复制现成的材料，把单位名称一改，再加上几组数字，一篇总结或讲话就写成了。时下，有一种公文网站风行于互联网上，点击率居高不下。这种网站直接提供公文预制品下载。这种“公文超市”里门类齐全、品种繁多，什么都有。这样写出来的公文，千人一面，似曾相识，因为缺乏必要的针对性而失去了存在的意义。所以，在撰写公文时要学会如何活用网络资源。网络资源信息量大、内容丰富，但也容易限制撰稿者的思路，形成思维定势，难以取得进步。
三是惯于堆砌材料、记流水账。有人擅长拿过去写过的材料堆砌凑数，一篇篇幅较长的公文是几篇篇幅较短的公文的合订本，前后交叉重复，甚至前言不搭后语，让人如进迷宫。有人擅长记流水账。比如，，某科室完成了28项工作，他的总结就是“1、完成了***；2、完成了***；3、完成了***；一直到28。”虽然清楚明了，却是一篇流水帐。应该加上总结概括，分类归纳，指出缺点不足，明确努力方向，否则，要是有500项工作，总结就得写成一本书了。
四是话说的过满。害怕话说不到位，影响效果。于是，常常在公文中说大话，吹牛皮，忘记了公文语言应该严谨周密，内涵外延都要讲究恰如其分。比如，在用词上，该用限制词却不用，本来一项措施刚刚取得了一些效果，偏说效果显著；一项工作本来完成一半，偏说圆满完成。尤其可笑的是，上边刚开完会，下边就开始大张旗鼓地抓落实，而且颇有成效。中央或省现在开会安排部署工作还有一个特点，领导动员讲话前，先让一些部门表态发言。这些部门一不小心，把表态当成了介绍经验，工作非常超前，借鉴意义却不大。
罗罗嗦嗦地说了不少，不知道有用没用？请大家自己评判。
（2013年6月18日晨）