档案工作心得。
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档案工作心得
今年三月份，我开始接触档案工作，成为XX县地方税务局一名兼职档案工作者。五个月的经历很短暂，但五个月的感受很丰富。
档案工作具有记载历史、服务现实和放眼未来的功能，它关系着每一项重大事件的记录，关系着涉及民生资料的查找，作为档案工作者的我们所承受的社会期望越来越多，责任也越来越重，及时做好档案工作至关重要。而档案工作恰同其工作者一般，没有耀眼的光芒，其价值更多的时候体现在幕后。在众人眼中，档案工作，是平凡而又单调的。而当我融入这项工作后，我发现了这项工作的独特性和不可比拟性，档案工作与档案工作者们，虽平凡却不平庸。
一台器械，使用的零部件越多，正好说明每一项零部件，无论形状大小，外观如何，都对这台器械的整体起着越为不可或缺的作用。档案工作也一样，繁琐、复杂，规范性、严格性和保密性要求较高，档案资料不是一份份文件的简单拼凑，而是档案工作者们利用一定的知识，遵循一定的规则，采用一定的方式将它们有规律地存储起来。因而，文件的原始面貌、档案工作者的业务素养、档案室的硬件设施、档案工作的人文环境等都关系着档案工作的成效。档案是各单位各部门工作运行的真实纪录，它不但记载着县局近十几年来所取得的成绩，也见证着县局对档案工作的不断重视及档案工作方式的不断创新。如果没有档案工作，一件过去发生的重大事项就没有纪录，因而就无从考证，历史就有可能被割裂；如果没有档案工作，以往的工作经验或教训都无从得知，因而就不能总结提高，取得更大的进步。档案工作就像未来的一面镜子，我们可以更为清楚地看到自身工作的进展、成效和不足，可以从中汲取养分，更好地服务社会发展。档案工作，虽平凡却不平庸，虽幕后但不落后。
一项繁琐的工作想要落实开来，必然需要一个充满活力而又认真细致的工作者。从事档案工作五个月来，我认为，要想将档案工作做得出色，档案工作者必须拥有“真心”、“耐心”和“细心”。
“真心”，是一种工作态度。档案分类保管时，我们经常会遇到一些所属机构、年限划分等模棱两可的问题，这时候，如果档案工作者们为减轻工作压力，尽早完成工作任务，选其一而用之，认为资料一旦保管了，就总是能够被查找到，这样的一个小举动，可能会使今后查阅该档案资料的人耗费较多的时间和精力，造成工作的延误，甚至直接影响到工作成效。作为档案工作者的我们，应该抱着为借阅者短时间内实现精确查找的目的，向同行人员取经，甚至可以请求档案局的工作人员给予帮助，使得文件资料能够得到精准地归类，并做好归类记录。在归档的月份，如果档案工作者们因为职位的变动，而未能齐全地收集好文件登记薄上所记录的文件，因此便放弃对丢失文件的寻找，那就有可能会对今后局内的工作产生较大的影响。对于确定要收文的文件，应该把握其来龙去脉，我们不必对每个部门每个单位进行询问、查找，我们可以凭借文件通常情况下的部门分类、性质类型来确定查找对象，缩小查找范围，并尽快地将文件收集归档。因此，对于整个档案工作而言，档案工作者们不能贪求一时的轻松，而始终应以高度的责任感和真挚的责任心来对待。
档案工作离不开“耐心”。任何繁琐的工作，都不是一气呵成的。相反，能够一气呵成的工作，大体是些简单而又具体的事项。档案管理工作是将一堆杂乱无章的文本资料，按照其形成的规律和特点，经过系统分类、整理，组成一个整体，便于保管和利用。因此，档案工作既包括制度建设，如各项系统的档案规章制度的建立、档案管理手册的形成，也包括各方面信息的收集和整理。作为一名档案工作者，要注重日常接收文件、资料和征集资料信息，凡已处理完备的文档、图纸、实物等要及时放入指定的位置；要做到在归档前，对档案资料的真实性、完整性、时限性、可用性和保密程度进行分类鉴定和处理，进而有利于对其实施动态管理；也要在归档时，按规定的分类柜位置存放，确保档案目录、档案名称、档案编号、档案存放位置、计算机管理总目录协调一致，以便于查找、使用档案；更要在档案入库后，切实加强对档案的保管、保卫和保密工作。档案工作的任何一个步骤都离不开工作者的“耐心”与“恒心”。
“细心”是我们做好每一项工作的前提。如果缺乏细心，工作可能半途而废，也可能事倍功半。因而对于档案工作而言，细心必不可少。在浩瀚的文档知识海洋里，因为时间和精力的限制，我们不可能将所有的知识消化和领会掉，于是在工作中可能会遇到各种各样的问题和状况，这个时候，如果我们能多点细心，就会少一点工作上的失误，多一份工作上的成效。
一个能够将繁杂的工作重复做好的人，是一个平凡却丝毫不平庸的人。一份看似简单单一却渗透着工作者们诸多汗水和辛劳的工作，也是独特而有价值的工作。工作五个月，虽然并没有经历太多的繁忙和辛劳，但我也始终明白，档案工作不是一气呵成的，它不仅需要一颗平常心，更需要一份恒心和责任心！
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档案工作心得体会
档案工作心得体会
档案如山，由千百年历史的尘埃堆积而成。档案如海，汇集着大千世界的千姿百态。档案是一部历史巨著，记载着无数的人文故事，档案是一条纽带，连接着过去、现在与未来。
我是一名档案局工作人员，负责所有与档案有关的工作，是和档案接触最为亲密的人。当刚刚大学毕业之时，听说是做管理档案的工作，心里有个一千个一万个不愿意，在骨子中深深的觉得，档案应该带着酒瓶底研究的老学究，做千篇一律，重复枯燥的工作。成天与没有生命的档案泡在一块，简直就是无聊的代名词。
但是当我真正接触到了档案管理工作，才了解到了它的博大与有趣。也深深了解到了，作为一名档案员的重要职责。
可能很多人都觉得，档案不就是一堆堆陈旧的废纸，落满厚厚的灰尘，也许几年都没人翻动一下。起初我也是这么认为的，天天泡在枯燥的中，觉得十分困苦。每日工作都无精打采，觉得可有可无，并不上心。父亲早就看出来我无精打采的工作状态，问我是否觉得工作很无趣。
我苦笑着，叹着气说：“我的青春，不去努力不去奋斗不去做想做的事，难道就浪费在无休止的档案中了？”本以为父亲会生气我如此说，但父亲微笑着说，那好吧，我们来做个实验，家里的热水器最近几天有点问题，你想办法调试下吧。我满怀信心去调试太阳能热水器，这不是小意思么，可弄的满头大汗，仍然没调好，最好无奈投降了。这时父亲神奇的拿出一份有些陈旧的热水器说明书。“看看它，再调吧”。我仔细读了一遍，很快就调好了热水器。我兴奋的去给父亲邀功，父亲说，你知道手里拿的是什么？我一愣，就是说明书啊。父亲说：“这个就是家庭的档案。它在时，你不在意它的珍贵，没它时，急需它时，才知道它的重要。其实每个母亲都是一个完美的档案员，她保留着各种电器的说明书，保留着各种有用的杂乱零件，保留我们的各种证书、文件，还有你从小到大的相片。你上学到现在的书籍、资料，这些都是我们的档案，记载的我们的美好回忆，时刻为我们提供着方便，谁还说档案是枯燥无用的，世界上就没有垃圾，只有没放对位置的财富”。我咬着嘴唇点着头，心里有很大的触动，一个平凡工作里蕴含着不平凡，简单的档案蕴含着不简单。小到一个家庭，大到一个国家，时刻都需要档案，记录着，保存着我们的所必须的记忆与情感。我开始重视起这份工作，开始重视起那一份份档案，如此渺小，却又如此重要。
孟夫子云：“天之降大任与斯人也”，是上天赐予你的职责，范仲淹的先天下之忧而忧，是人民对你的期望，顾炎武的“天下兴亡匹夫有责”是国家给予你的使命。但上天是不会眷顾没有准备的人的。一个档案员如何承担起他的责任，又需要哪些素质呢。
作为一个小小的档案员，我不必承担治国平天下的重任，但管理好每一份档案，责任不小，难度也同样不小。烟草局的档案虽然不多，但也算纷繁复杂，刚刚接手时候，如同面对一团乱麻，不知从何下手，多年的档案堆积如山，经常做了很多工作，但最后还是没有明显效果。我的信心在一点点被摧毁，意志也一点点被消磨。每天忙得焦头烂额，却还是找不到门道。
于是我自己制定了工作的方法，第一：我加强自己的耐心，每天都抽出固定时间对档案进行熟悉整理，大致了解每一份档案的基本信息，刚开始很多，根本记不住，但多次重复记忆，慢慢的将这些档案了熟于心。第二：加强自己的细心，仔细核对页码、日期、签字、信息等是否正确，即使修改档案册中的错误，做到想找那个档案可以准确无误的找到，不做重复劳动无用功。第三：改掉拖延症，对刚入手的档案做到随时接收随时录入，第一时间完成档案的装订、整理、复印、存档，不再堆积工作然后突击解决。
慢慢的手头的工作越来越少，档案整理月越来越游刃有余。其他同事借阅档案时能准确、快速找到。借阅完后，我也可以迅速将档案归位。减少了同事的找档案的时间，提高了工作效率。作为一名档案员，她的职责就是管理好档案，方便大家查找、借阅。如何能圆满的完成，就是靠耐心、细心和恒心。
我是一名小小的档案员，每天的工作平凡，没什么波澜，工作也不那么起眼，但我仍然快乐的工作着，整理好每一份档案，与人方便自己方便。在平凡的岗位上做出不平凡的事，书写出更多的故事。
《建设工程档案管理》工作心得
《建设工程档案管理》工作心得
【建设工程档案管理的意义】
建设工程文件是反映建设工程质量和工作状态的依据，是对建设工程质量评定的依据，是投资单位在日后使用中，维修、扩建、改造的重要档案资料。
依据《建设工程项目管理规范》、《建筑工程施工质量验收统一标准》、《建设工程文件归档整理规范》，建设工程档案的归档是工程验收的重要内容之一。是建筑工程竣工后，产权初始登记的前置必须程序。是城建档案的重要组成部分。为此，其也是建筑工程最终所有成果的法定体现形式。
【建设工程文件的分类】
建设工程文件按照不同阶段和参与人工作内容，一般分为四个部分：工程准备阶段文档资料、监理文档资料、施工阶段文档资料、工程竣工文档资料。
【施工文件档案管理的内容】
施工文件档案管理的内容主要有：工程施工技术管理资料、工程质量控制资料、工程施工质量验收资料、竣工图纸。
工程施工技术管理资料包括：图纸会审记录;工程开工报告;技术、安全交底记录文件;施工组织设计(项目管理规划)文件;施工日志记录文件;设计变更文件;工程洽商记录文件;工程测量记录文件;施工记录文件;工程质量事故记录文件;程竣工文件。
工程质量控制资料包括：原材料、构配件、成品、半成品和设备的出厂合格证及进场检验、试验报告;施工试验记录和见证检测报告;隐蔽工程验收记录文件;交接检查记录。
工程施工质量验收资料包括：施工现场质量管理检查记录;单位(子单位)工程质量竣工验收记录;分部(子分部)工程质量验收记录文件;分项工程质量验收记录文件;检验批质量验收记录文件。
竣工图纸：竣工图纸是指工程竣工验收后，建筑工程最终结果的图样。竣工图应该完整、准确、清晰、规范、真是滴反应项目竣工验收时的实际情况。竣工图图幅应按照《技术制图复制图的折叠方法》(GB\T10609.3-89)要求统一折叠。
【施工文件的立卷和归档】
施工文件必须按照《建设工程文件归档整理规范》的要求进行编目，案卷的立卷和编目具体内容均在规范中有详尽的要求。
向建设档案馆和建设管理行政部门归档的内容和归档文件的内容和装订要求，均在《建设工程文件归档整理规范》中予以规定，由于对归档工作的严格性，在档案馆旁有专门从事建设工程档案归档的中介机构。
在建设工程的项目管理过程中，熟悉最终的文件内容和归档要求。使管理工作具备了最终文件的外在形式要求。从而，是管理的内容不但具有内涵，同时满足外在要求，是管理工作落地。
企业档案知识服务工作心得
企业档案知识服务是指企业档案部门将档案利用服务的着眼点从为用户提供初级的档案转移到为用户提供高级的知识，以满足用户的知识需求，帮助用户解决问题的创造性智力活动。它对是传统档案服务的超越与提升，是未来企业档案工作发展的必然趋势。
一、实施企业档案知识服务的必要性
（一）是顺应时代发展潮流的需要
当今世界，最重要的社会经济背景和时代发展潮流之一是知识经济的兴起。根据联合国经济合作与发展组织（oecd）的研究，目前oecd主要成员国gdp增长的50%以上是由知识经济的发展带来的。[1]近年来，我国it产业、信息服务业、创意文化产业等知识经济产业也在飞速发展。知识经济是直接依赖知识和信息的生产、分配和使用的经济。在知识经济时代，“知识已经成为了关键的经济资源和比较优势的主导的、甚至可能是唯一的源泉。”[2]知识经济作为一种完全不同于农业经济、工业经济的全新的经济形态，必然需要一种全新的管理理念、管理模式和管理方法与之相对应。知识管理强调通过知识应用、知识创新，充分发挥知识在经济生活中的作用，顺应了知识经济这种“空前关注知识的价值”的要求，因而成为知识经济时代的管理范式，成为21世纪管理的必然趋势。目前，中国88%的企业认为有必要实施知识管理战略，而且越来越多的公司已经实施知识管理。[3]实施知识管理就要求企业内部包括档案部门在内的各种文献部门，通过知识服务满足企业各项业务活动对知识的需求，充分实现知识的价值。
（二）是应对市场竞争压力的需要
当前，经济全球化使企业之间的竞争进一步加剧。在市场竞争白热化的环境下，企业为了提升自身的核心竞争力，必须将绝大部分资源与精力集中于能直接创造价值的业务环节，如生产管理、研究与开发（r&d）、市场营销等，以及少数关键的管理领域，如财务管理、人力资源管理等；而尽量精简不重要的活动与部门。传统的企业档案工作关注保存企业历史，而忽视创造现实价值，不仅不能为企业当前的价值创造活动做出明显的、直接的贡献；而且还需要投入不菲的人力、物力和财力，自然就成为被精简的对象。美国文档组织有限公司（documentorganization）主席、纽约大学兼职教授玛西?g?高德斯坦（marcyg.goldstein）早在1997年就指出：“今天，没有几家企业愿意为制作咖啡桌书籍而开展历史项目，更没有哪家公司愿意投资建立一个只为文化目的服务的档案馆。”[4]于是，近年来，国内许多企业纷纷开始大幅地裁减档案机构和人员。例如，中国铁路物资总公司有专职档案人员38人，到仅剩下兼职档案人员12人。[5]鞍山钢铁集团公司以前最多时曾设置了246个档案机构，配备了589名档案人员，现在全公司专职档案人员仅剩91人。[6]笔者的调研也表明，近年来国有企业档案人员被裁员幅度为25%以上。[7]
而企业档案部门应对被裁员威胁的正确策略就是实施知识服务。通过知识服务满足企业对知识的需求，支持企业的业务发展，为企业直接创造价值，从而使公司领导层意识到保留档案部门的必要性。正如加拿大档案学者高德·拉伯楚克（gordrabchuk）所言：“与所有精明的商业部门十分类似的是，企业档案管理的成功主要依靠两个基本因素：(1)所提供的服务或产品确实有需求；(2)保证必须的灵活性以满足利用者不断变化的需要。”[8]国外一些企业档案部门已经在这一方面作出了成功的探索。例如，在广州召开的企业档案工作国际研讨会上，法国圣戈班集团档案馆馆长笛迭·邦杜说：“企业档案部门第一和首要任务，是为企业日常运营和处理现实问题服务，对历史的贡献则是额外的收益，因此目前圣戈班集团档案馆是作为企业一个盈利和服务中心来运营。”[9]
（三）是解决当前企业档案工作问题的需要
近年来，我国企业档案部门将主要的工作精力放在档案信息化建设上。相当一大批企业建立了档案信息管理系统，推出了数字档案馆。但是，档案信息化建设实际效果如何呢？下一步该怎样发展呢？
湖南某企业档案馆投入巨资采购档案信息管理软件，添置大量的仪器设备。笔者问该馆工作人员为什么要进行档案信息化建设。他们的回答竟然是：“我们看别的单位都在搞信息化，我们也跟着搞呗。”我说：“档案信息化建设的最终目的在于，如何利用信息技术更好地为用户提供档案信息服务。”他们这才恍然大悟。工作缺乏目的性，其实际效果可想而自知。南方某家大型医院信息中心，已经存储了超过5gb的电子病历档案，每天还有来自各医疗科室数以千计的电子病历档案。这些电子病历档案如果被充分利用，可以提高诊断水平与治疗效果、开发新的药物，利于医患双方。但是非常可惜的是，这些已经良好归类、可靠存储的医疗信息竟然无人问津。[10]重建设轻 利用，这是一种重要的资源浪费。广东某通讯公司档案馆馆长对笔者说：“档案系统也上了，达标升级也实现了，下一步我们该做什么？”他们面临着未来之路在何方的困惑。
解决上述问题的答案在于实施知识服务。通过知识服务，使人们认识到档案信息化建设的目的在于更好地提供知识服务，满足企业在生产、经营和管理活动中对知识的需求；通过知识服务，真正发挥档案的作用，充分实现知识的价值，提高档案信息化建设的实际效果。通知知识服务，指明未来档案工作的发展之路：实现以知识管理为导向的档案管理，从传统档案服务向知识服务过渡。
二、企业档案知识服务的理论依据
（一）知识管理
知识管理是指应用现代信息技术对知识进行积累、组织、评价、传递和应用、创新，以实现知识的价值，提升企业的核心竞争力。知识管理的出发点是知识是企业的战略资源，知识管理根本目的是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力，知识管理的基本活动是知识的积累、组织、评价、传递和应用、创新等，知识管理的技术支撑是现代信息技术。作为知识经济时代的管理范式，知识管理必然为包括档案管理在内的企业各项管理活动提供创新的思路和视角。
知识管理的出发点可以促使人们重新认识企业档案的价值：企业档案作为一种重要的知识载体，应该是企业重要的战略资源，而不仅仅是简单的“历史记录”、“资料”或“工具”；应该是企业展望未来的窗口，而不仅仅是回顾过去的镜子。知识管理的根本目的可以促使人们重视定义企业档案管理的根本目的：企业档案管理不能只重视档案的收集、整理和保管，而更应该重视档案的开发和利用；档案管理不能停留于被动的、单一的、滞后的服务，而必须融入企业的核心活动，为企业创造价值、实现利润最大化服务，为提升企业核心竞争力服务。知识管理的基本内容可以促使人们重新思考企业档案管理的基本内容：企业档案管理应该从关注对档案实体的管理转移到关注对档案所存储的信息、所蕴含的知识的管理。知识管理的技术支撑可以促使人们重新考察企业档案管理的技术方法：企业档案管理必须抛弃传统的手工操作方式，而采用先进的信息技术。
在档案管理诸环节工作中，档案利用服务尤其需要以知识管理思想理念为指导，借助知识管理技术方法进行创新，实现从传统档案服务向知识服务的过渡。
（二）档案后保管范式
自从1996年加拿大著名档案学家特里?库克（terrycook）在北京第十三届国际档案大会上，首次比较系统地阐述“档案后保管范式”（apost-custodialparadigmforarchives）以来，档案后保管范式成为档案学新的理论范式。档案后保管范式是档案学界针对档案工作面临环境急剧变化、传统的档案保管范式受到巨大挑战而做出的积极的理论回应，体现了新形势下档案管理发展的内在规律，反映了档案管理演进的必然趋势。
档案后保管范式的提出有两个直接的原因：一是由于虚拟的电子文件取代实体的纸质文件，使得文件造极易流逝，难以捕获，造成有用信息流失；基于实体文件形成者的来源信息和有机联系在虚拟状态下难以追溯和考察，以至于电子文件背景方面的深层信息和深度知识无从挖掘。而传统的、基于纸质文件，以实体来源原则为核心的档案学理论与档案管理技术无法从根本上解决这两个难题。二是由于文件数量急剧增长，造成“文件雪崩”；而且与此同时，文件的质量大幅下降，少数有用文件被大量无用文件埋沉，形成“信息污染”。这样就大大降低了人们吸收信息的效率，增加了人们获取知识的难度。所以必须强化文件鉴定，剔除无用文件。而传统的“直接鉴定法”——逐份审查文件的内容，如何能高效地解决海量文件的鉴定问题呢？结果，人们感到了“信息恐惧”、“知识饥饿”，传统的档案保管范式受到巨大的挑战。[11]
档案后保管范式由三项基本内容组成（实质上是三个应对上述难题的策略）：一是新来源观。传统来源原则中的“来源”是指文件形成者，往往是一种实实在在、看得见摸得着的机构、组织或个人。而新来源观中的“这个‘来源’是指文件的形成过程及背景，即文件是由谁，在什么条件下，运用哪些数据，为了什么目的，采用了何种结构形成的等方面的情况。”[12]新来源观促使人们将对文件管理的重心从文件产生之后转移到其产生之初或之前，提前控制和全过程控制文件的运转，确保文件被有效捕获与控制，而不会流逝；促使人们将关注点从文件表层的、内容方面的信息、知识转移到其深层的、背景方面的信息、知识。二是宏观鉴定论。传统的鉴定观采用比较具体的、微观的鉴定标准，要求直接地、逐份逐份地审查文件的内容，然后决定文件的存毁。而宏观鉴定论采用宏观的、系统的、超前的鉴定标准与方法可以对数量庞大的文件进行“批处理”式的鉴定，从而极大地提高鉴定工作的效率与质量，大量地剔除了没有价值或价值很低的文件，减少了信息污染的程度。三是知识服务。在传统档案管理中，档案管理人员忠实地保管着档案，被动地为用户提供档案，而把如何从数量庞大的档案卷宗中搜寻、获取所需的信息、知识的难题留给用户自己去解决。在利用信息、知识，创造价值的这个过程中，档案管理者只做出了极少的贡献，因而也就只能“坐在凄凉冷清的文件办公室或是静寂的档案架前”。而知识服务要求档案人员“停止扮演保管员的角色，而成为概念、知识的提供者”，“把着眼点从信息转移到知识上（探寻、传播、理解），从建立数据库到建立知识库上”，“引导利用者从泛滥的具体信息过渡到知识甚至智慧”。这样，档案人员真正满足了用户的信息、知识需求，为信息、知识价值的实现做出了巨大的贡献，因而也就可以“重新坐回上帝的身边”。[13]
虽然档案后保管范式是从档案专业自身的视角出发，为解决档案专业自身的问题而提出来的。但是，它在思想理念方面却与知识管理不谋而合。新来源观的实践目的在于捕获文件，防止信息流失，追溯和考察文件的背景因素，挖掘文件深层的、隐含的信息和知识，从而为知识服务提供丰富的知识资源。宏观鉴定论的实践目的在于提高文件鉴定的效率与质量，剔除没有价值或价值很低的文件，提高人们检索、利用所需文件的效率，增强人们获取、吸收信息和知识的能力，从而为知识服务提供良好的知识结构。知识服务的目的则是通过更好的技术手段为用户提供档案服务，指引用户从文件中获取所需的信息、知识（甚至智慧），从而应用知识、创造价值。由此可见，新来源观、宏观鉴定论和知识服务三者是有机统一的。档案后保管范式的核心和最终目的是知识服务，新来源观和宏观鉴定论是实现知识服务的基础和保障。知识服务作为档案后保管范式的核心和最终目的，体现了关注知识价值、重视提供知识、强调应用知识的思想理念。这也正是知识管理的核心价值观念之所在。[14]
三、企业档案知识服务的实践方法
（一）服务理念从以档案机构为中心转变为以用户为中心
过去，档案部门以自身为中心来开展档案服务，工作过程中往往首先考虑自身管理档案的方便与轻松，而较少考虑用户的真实需求和切实感受。实现知识服务，档案部门不能按照自身的认识、理解、思维甚至是想象，去收集、整理、保管档案和提供档案服务；而必须以用户需要为导向、以用户满意为目标、以用户便利为原则，重新审视档案管理的全过程。
例如，在广东省韶关钢铁集团有限公司的档案信息管理系统中，档案被分成“文书档案”、“基建档案”、“声像档案”、“实物档案”、“产品档案”、“科研档案”等几大类。用户登陆档案信息管理系统检索、利用档案时，需要首先选择档案类别，然后才能在相应类别内查找档案。这种档案类别的划分，与其实体档案整理体系是相一致的，十分符合档案馆工作人员的思维习惯。但是，后来档案馆听到不少用户的抱怨：“我分不清何为‘文书档案’、何为‘基建档案’，我只想找到我要的档案！”“我想找的那份材料，到底属于哪一类别啊？”该公司档案馆馆长聂伟先生对笔者说：出现这种情况，主要是我们档案部门没有认真了解用户的检索习惯和思维方式，想当然地认为普通员工都能理解“文书档案”、“实物档案”等档案专业术语。事实上，用户并不关心也无须关心这些概念的涵义，他们只在乎如何才能最简便、最快速地找到自己所需的信息、知识，他们通常习惯于从档案的主题内容入手检索、利用档案。说到底，用户出现困惑，就是没有我们树立“以用户为中心”的服务理念。
“以用户为中心”就要求企业档案人员“处处”、“时时”为用户着想，从档案的收集、整理、鉴定到利用的全过程为用户着想。以档案收集为例，档案部门在确定的文件归档范围应该思考：是否收集到用户所需要的全部文件材料吗？是否还有某些用户需要的文件材料被排除在归档范围之外？例如，北京某公司的一名技术员说：“我们公司的档案人员就像古代皇帝身边的史官，把公司领导的一言一行都记录下来。领导昨天到哪里视察啦，今天做什么重要讲话啦，都存留下了照片、讲话稿。但是这些东西对于像我这样的普通员工来说根本没用，不能解决实际问题。我最需要是那些经验丰富的老专家、老员工撰写的材料，看看他们做的项目建议书，我就知道如何撰写项目建议书，看看他们写的经验总结，我就知道应该避免犯哪些错误。可是这些东西往往在档案室里找不到。”造成这一现象的原因恐怕与我们档案部门传统上缺乏为普通用户着想的意识不无关系吧。
（二）服务目的从为用户提供档案转变为为用户提供知识
传统档案服务的目的是为用户提供档案，提供解决问题所需的信息。它关注的焦点和最终评价是“我是否提供了您需要的档案信息”。知识服务的目的是为用户提供知识，提供解决问题的具体方案。它关注的焦点和最终评价是“是否通过我的服务解决了您的问题”。
例如，在上海江南造船厂，员工到档案馆查阅、复制档案，档案馆提供的是低级的档案服务。档案馆进行档案编研，将编研成果发送到员工手中，档案馆提供的是较高级的信息服务。档案馆通过档案编研发现，本单位在历史上创造了三十多项中国第一，如中国第一台万吨水压机、中国第一艘破冰船、中国第一艘东方红探测船等。[15]这一发现被企业广泛、多次应用于对外的宣传广告公关和对内的企业文化建设。档案馆通过这一发现为本单位提供的是高级的知识服务。
要实现从提供档案向提供知识的过渡，要求档案部门加强对档案的编辑与研究，从中挖掘与提炼知识。例如，国外一家公司档案馆为公司雇员的医疗档案做完索引之后，发现保险公司多收了保险费，因为他们是按照国家费率而不是较低的地方费率计算的。发现和提供这一知识之后，公司财务部迅速更换了一家保险公司。[16]
（三）服务主体从由单个员工提供服务转变为由专家团队提供服务
过去，档案部门开展档案服务大都是由单个普通工作人员为用户提供服务，而知识服务强调服务主体的专家化、团队化。所谓“专家化”，是指提供知识服务的工作人员应该是具有广博、专深知识的专家，面对用户复杂性、专业性的问题，他们能引导用户在“信息海洋”中迅速、准确地找到所需知识，找到解决方案。所谓“团队化”，是指将多方面专业人员有机地整合成团队，针对某一项目实施全面服务。知识服务对服务人员知识和能力要求较高，一个专家即便掌握了复合、深厚的知识，也难以独立应对复杂、高难项目的知识服务任务，因而需要建立团队，依靠集体智慧、分工协作完成。
例如，株洲电力机车公司为上海地铁公司生产的机车中一个关键性的轴轮磨损严重。获知这个情况后，公司信息管理部立即从档案管理组和翻译情报组抽调骨干组成一个工作团队，来自档案管理组的成员负责查找关于这一轴轮研究、制造的档案，来自翻译情报组的成员负责收集国外关于这一轴轮的最新技术情报。然后共同对两方面的信息进行比较分析、综合提炼。最后向公司领导和技术人员提供了一份详细的报告，供他们决策和技术攻关之用，赢得了公司领导和技术人员的高度赞誉。
（四）服务方式从被动服务转变为主动服务
过去，档案部门习惯于被动服务，较少开展主动服务；而主动服务是知识服务的基本特征。例如，剑南春集团档案信息中心主动到公司领导和信息需求量大的部门去征求意见，了解他们急需的信息，制成表格，每天按照表格将企业内外电子信息进行收集、筛选，汇编成一份高含金量的信息快讯，即时发送给公司领导和各部门参考，为领导和部门决策做出了重大贡献。[16]
(五)服务手段从机械化服务转变为智能化服务
传统档案服务是一种机械式的服务，用户说要什么就提供什么，不能满足用户深层的、隐含的、没有直接表达的需求。而知识服务强调借助人工智能技术为用户提供智能化的服务。例如，过去我们获取用户的信息、知识需求，主要是采用问卷调查法，即在用户常用的检索界面上设置一份含有若干问题的问卷让用户填写，用以了解用户的信息、知识需求。用户需要耗费一定时间去进行选择、填写，增加了用户的负担；而且有时用户难以明确地表达自己的需求。现在我们可以借助智能代理（agent）技术，通过监视用户的信息查询过程自动获取用户个性化需求。即在用户的终端上运行具有监视功能的智能代理。智能代理将用户检索、浏览、下载信息的过程和内容不断传送给远端的服务器，服务器对这些有关用户信息利用情况的记录进行分析，就可以从中挖掘出用户的利用偏好和需求趋势。
（六）服务策略从标准化服务转变为个性化服务
传统档案服务是一种标准化服务，对所有的用户都以同样的方式提供同样的档案，如同西药商店出售成药，不同的患者病症不同，但药物是标准化生产出来的，针对性弱。知识服务强调个性化服务，针对不同的用户采用不同的服务方式提供不同的知识，如同中医大夫对症下药，可以根据患者病症的细微差异开列特别的药方。
（七）服务过程从阶段性服务转变为全过程服务
传统档案服务是一种阶段性服务，如同一家不负责任的商店只提供直接销售，不提供售前服务和售后服务。知识服务强调一种全过程服务，不仅负责直接销售，还有提供售前服务（前期服务）和售后服务（后期服务）。
知识服务的前期服务主要包括：了解用户的档案需求；向用户宣传现有档案资源状况，吸引员工前来利用档案；向用户传授检索、利用档案的技能，帮助用户提高检索、利用的效率；等等。后期服务主要包括：了解用户利用档案、享受服务之后产生的实际效果和新的需求；了解用户对服务质量、服务方式的意见和建议；根据用户的意见和建议改进服务质量、服务方式；等等。
在网络环境下，借助信息技术提供全过程服务是简易可行的。例如，档案部门可以在档案网站主页上挂接一个简单的问卷调查表或设置一个“意见箱”栏目，收集用户的需求信息和反馈信息；可以在档案网站上提供《档案馆指南》、《用户须知》、《档案检索课程》等图文并茂的页面，宣传馆藏档案资源，传授档案利用技能。
档案工作创新心得体会
档案工作创新心得体会
本文作者：闵涛 原创投稿对档案工作创新的几点认识
闵涛
创新是档案事业发展的必然要求。新世纪新阶段对档案工作提出了更高要求，档案工作要适应这个要求，必须要有新思维、新理论、新方法。要解放思想，破除因循守旧的观念；要与时俱进，树立大服务理念；要摆正位置，在发展文化事业的大环境中发展自己。
一、档案工作创新首先要解决好以下四个关系
1、创新与基础的关系。创新不是凭空真象，不是“空中楼阁”，必须在原有基础之上进行。建国以来，我国档案事业得到了较快发展，形成了一整套理论、方法和工作经验，这些对今后的档案工作仍具有较强的指导意义，是创新的根基。因此，创新绝不能抛弃这个基础，要在认真研究、总结过去的基础上，分析现在和将来的形势，在发展中寻求新的突破。
2、创新与现实的关系。目前，还存在社会档案意识不强、档案服务工作不到位、档案事业发展后劲不足等问题。创新就要重视现实，面向未来，从实际出发，解决现实存在的问题，在打好基础、快速发展上求突破。
3、创新与学习、借鉴的关系。创新的基础，借鉴是创新的阶梯，创新是学习的动力，也是学习的目的。档案工作创新既要学习行业专业知识，借鉴本待业成功的经验和方法，又要学习和借鉴相关专业、其他待业知识、经验。要坚持“推陈出新”原则，运用批判、继承观念，在学习、借鉴中创新。
4、创新与实践的关系。创新是事业发展的动力，但理论创新、方法创新都林经过实践检验，凡是对事业的发展有促进作用的创新，都要大力推广，在实践中不断完善。
二、创新服务手段是档案工作创新的主要内容
1、建立档案网站，开展网上利用服务。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门应在此基础上建立档案网站，积极组织上网数据和信息，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。
2、电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已尤为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案冲床 改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作容器，在第一时间将其收集，并在档案馆（室）的服务器上归档。
3、开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重洲的时效性，希望通过信息系统和网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。
4、开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门文件的人员逐年增多。公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解有关政策信息。为适应新形势发展要求，档案部门要进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护方方面面人民群众的根本利益。
三、拓展服务领域是档案工作创新的主要方向
1、信息服务的社会化。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切，档案部门既要面对淀机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单五需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。
2、加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息问题在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有的知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。建立联合目录是用统一的著录格式，联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆（室）馆藏的档案目录，可使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报；也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于各级各类档案馆、图书馆（室）馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要。
3、注重反馈，合理开发档案信息。反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过对反馈信息进行分析研究，可以提高档案信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。
4、兴办服务实体，发展档案产业。在知识经济时代，档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息收集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体，如档案技术服务中心等。
档案管理工作心得
档案管理工作心得
档案管理是企业管理的重要组成部分，它能记载和反映出公司日常工作和建设活动的全过程和成果，可及时为领导决策和各工作部门提供内容翔实的信息资料。因此，我们必须把档案的整理、立卷、归档和保管工作当做一项十分重要的任务来抓好、抓实。
如何做好本单位档案管理工作？
一、目标与前提
档案管理的最佳状态，即达到收集完整、整理有序、分类合理、立卷规范、保管妥善、查询便捷的目标。档案管理的硬件要硬，“软件”还要硬，这是实现档案管理法制化的必要前提。首先，公司必须要有能够达到防火、防盗、防泄密的档案室，并配备必要的档案密集柜、温度测量仪、灭火器、办公电脑等相应的办公设施，这是最基本的硬件保证。其次，单位应该高度重视，分派政治觉悟高、业务能力强的人负责档案管理工作。再次，公司要根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保密法》、国家档案局令(第10号)《企业文件材料归档范围和保管期限规定》等相关法律规定，结合实际情况建立、健全档案管理工作的各项规章制度。
二、收集与整理
归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；应区分不同价值，便于保管和利用；应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。各部门兼职档案员应积极配合档案管理员做好档案的收集与整理，在规定时间内按要求做好文件的分类、收集，保证归档文件材料完整、准确、系统，并及时移交档案室。
三、立卷与归档
立卷和归档是档案管理的一项重点工作，好的立卷归档工作对于保存有价值的文件，以及积累档案史料有着十分重要的意义。因此，做好立卷与归档工作需把握以下几点：
（一）组件分类。文件收集移交之后，就到了集中统一立卷的环节。我们应将收集到的文件材料逐一进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。归档文件一般采用按年度分类、按机构（问题）分类、按保管期限分类三种方法进行分类，确保归档的材料都有保存价值，并确定保管期限。在组件分类的过程中，要重点检查归档的材料是否齐全完整，对破损的文件材料要修补或复制，剔除重复、多余的材料。
（二）排列与编号。归档文件应在分类方案的最低一级类目内按时间结合事由排列，同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列，会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。编号时应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编写应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。
（三）编目与装订。一是归档文件应逐件编目，并依据档号顺序编制归档文件目录。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录还应设置序号、文号、题名、日期、页数、备注等项目。二是案卷的装订。归档文件装订应牢固、安全、便捷，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订时应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。
（四）编页与装盒。纸质归档文件一般应以件为单位编制页码，页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。最后将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。
四、借阅与归还
公司应严格执行保密制度，建立、健全档案借阅制度和档案查阅登记表。任何档案的借阅都应该严格履行审批和登记手续，凡借出的档案都应及时催还，归还时发现文件短缺、增删等现象应立即追查。
五、保管与销毁
档案的保管期限分为永久、30年、10年三种。到了销毁的年限时，应先登记，编制清册，并按有关规定履行审批手续后，再将需要销毁的档案逐一进行销毁，销毁时需要至少两人监督，销毁清单及记录需打印纸质档案保存。